Checklist bedrijfsuitjes

 

Heische Hoeve Checklist voor bedrijfsuitjes en evenementen

Bedrijfsevenementen zijn er in alle soorten en maten. Maar waarom het ene evenement feestelijk van aard is en het andere sportief, heeft eigenlijk niets met de voorkeur van de organisator te maken. Wat voorop staat is de doelstelling. Deze bepaald het soort evenement, de aard en het karakter ervan. Om het jaarlijkse uitje goed te laten verlopen heeft De Heische Hoeve onderstaande checklist opgesteld. 

   
Inventarisatie
 
1.  Overeenstemming over doel van het uitje? Staat het plezier voorop, moeten mensen met elkaar kennismaken, wordt er iets overgedragen? 
   
2.  Welke datum? Let op feestdagen, sportwedstrijden e.d. 
   
3.  Hoe lang mag het duren? Een dagdeel, hele dag, avondprogramma of meerdaags? Overnachten? 
   
4.  Man/vrouw verhoudingen van belang? 
   
5.  Wie worden er uitgenodigd? Denk aan afdelingen, uitzendkrachten, partners, kinderen, relaties. 
   
6.  Is er sprake van een gewenst resultaat? 
   
7.  Welk budget is voorhanden? Is dit incl. of excl. BTW? Mogelijk om een gedeelte van de kosten te boeken als opleiding? (Indien als opleiding geboekt draagt de fiscus in de kosten bij). Wie bewaakt de kosten? 
   
8. Zelf organiseren of uitbesteden?
   
Programma
   
1. Op zoek naar een succesvol idee!
   
2. Naar welk programma gaat de voorkeur uit? (enquête, brainstormen)
   
3. Is er evt. een keuzemogelijkheid binnen het programma? Sommige medewerkers spreken bepaalde programma onderdelen misschien minder aan.
   
4. Is er een alternatief programma, bijvoorbeeld bij slecht weer? Van belang indien je bijvoorbeeld een zeskamp boekt. Kan dit programma bij slecht weer indoor plaatsvinden?
   
5.  Hoe verkoop je de ideeën aan je baas/collega's? 
   
6.  Hoe kan iedereen er zo veel mogelijk bij betrokken raken? Motiveren om te komen / mee te doen. 
   
7. Pakkende uitnodiging (denk ook aan e-mail of sms berichten)
   
8. Maak een (foto-)verslag van het evenement.
   
Organisatorisch
   
1. Maak goede afspraken met de leveranciers, leg alles zo veel mogelijk op papier en in een overeenkomst vast. Hoe luiden de betalings- en annuleringsvoorwaarden?
   
2.  Is een evenementenverzekering nodig? Bijvoorbeeld bij ziekte. Denk ook aan overmacht en veiligheid. 
   
3.  Maak een draaiboek met een tijdschema. Neem hier ook alle afspraken met toeleveranciers en betrokkenen in op. Voorzie dit draaiboek van een inhoudsopgave, een gegevenslijst, wat gaat er plaatsvinden, een opbouwschema, het programma van het evenement, afbouwschema en een goede routebeschrijving. 
   
4.  Actielijst en checklist voor ieder onderdeel van het evenement. Zie locatie keuze. 
   
Locatie keuze
   
1. Uitstraling: eenvoud / informeel / luxueus, maak keuzes.
   
2. Capaciteit: capaciteit moet voldoende zijn voor het aantal personen, maar is de ruimte eventueel aan te passen als er plotseling meer of minder mensen worden verwacht? Of als het heel mooi of slecht weer is?
   
3. Is er een zaal nodig waar alle gasten tegelijk worden toegesproken of een specifiek programma-onderdeel zien?
   
4. Bereikbaarheid: afstand, parkeren van auto, openbaar vervoer, veiligheid, mogelijkheid om te overnachten?
   
5. Faciliteiten: Is er genoeg licht binnen en buiten of moet je het inhuren? Artiesteningang, vrachtwagen laad en los plek, goederenlift, garderobe ruimte (sta je niet buiten als er veel mensen tegelijk komen en is er ruimte voor tassen en aktekoffers?), toiletten, muziekvergunning, podium, is er een geluidsinstallatie voor spreken en zang? Kleedruimte, kleding personeel, productieruimte?
   
Evaluatie
   
Informeer bij je collega's d.m.v. een korte enquête. Maak een korte rapportage voor management / collega's, dit verhoogt de betrokkenheid voor een volgend uitje!


De Heische Hoeve
Heideweg 1a
5472 LC Heeswijk-Dinther
(0413) 22 91 53
www.heischehoeve.com